Loading...
Pengusaha mana pun tahu bahwa dalam menjalankan bisnis, pekerjaan Anda tidak pernah selesai. Dari saat Anda bangun di pagi hari sampai Anda pergi tidur di malam hari, Anda khawatir, merencanakan masa depan, dan lebih sering “memadamkan api”.
Bahkan, seperti seorang pemadam kebakaran, Anda merasa seperti selalu siap siaga untuk bergegas masuk dan memadamkan keluhan pelanggan, pesanan yang hilang, perselisihan antar karyawan, atau apa pun yang tampaknya menjadi kobaran api hari itu.
Cara terbaik untuk menjaga api ini agar tidak merusak bisnis Anda secara permanen adalah dengan “meninggalkan alat pemadam api”, setelah memadamkan setiap api. Lakukan dan Anda akan mengubah setiap masalah menjadi peluang untuk berkembang.
Ketika Anda melawan “api” bisnis, pekerjaan Anda lebih dari sekadar memecahkan masalah. Ini adalah untuk meninggalkan proses, guna mencegah masalah terjadi lagi, atau membuatnya lebih mudah untuk memperbaiki masalah jika terulang kembali.
Ketika Anda memulai bisnis Anda, proses yang dilembagakan tidak terlalu penting karena Anda akan melakukan banyak pekerjaan sendiri. Tetapi seiring pertumbuhan bisnis Anda, Anda akan mempekerjakan karyawan, dan, sebagai manusia, mereka akan membuat kesalahan atau menemukan situasi yang mereka tidak yakin bagaimana menanganinya. Tanpa proses yang tepat, mereka hanya akan menebak apa yang harus dilakukan, dan itu sering kali berarti Anda harus berlari cepat dengan “selang pemadam kebakaran” Anda.
Berikut adalah 8 CARA agar Anda tetap dapat meminimalkan kebakaran dalam bisnis Anda, dan bagaimana memanfaatkannya sebaik mungkin saat itu muncul:
1. Tentukan Penyebab Kebakaran.
Sebagai pemilik usaha kecil, Anda dapat menghabiskan sepanjang hari Anda untuk berlarian, pemadam api di tangan, memadamkan api. Sayangnya, ketika Anda adalah petugas pemadam kebakaran, Anda hanya memiliki cukup waktu untuk mempertahankan bisnis dan tidak banyak waktu untuk hal lain. Rencana untuk mengiklankan pelanggan baru, inisiatif layanan atau produk baru, perekrutan staf yang dibutuhkan, dll., semuanya gagal. Itulah mengapa sangat penting untuk menentukan penyebab kebakaran terjadi.
Anda tentu tidak punya waktu untuk memadamkan api yang sama berulang-ulang. Pelanggan mungkin memberi Anda kesempatan kedua, tetapi saat mengecewakannya lagi, akan sulit untuk memenangkannya kembali.
Ini juga buruk bagi moral karyawan Anda yang berkinerja tinggi. Mereka juga tidak suka diperlambat oleh kebakaran ini, dan ketika mereka merasa tidak ada solusi yang diterapkan, itu akan melelahkan mereka, sama seperti melelahkan Anda. Ketika Anda meluangkan waktu untuk benar-benar memeriksa mengapa kebakaran terjadi, akan lebih mudah untuk memperbaikinya.
2. Setelah Api Padam, Letakkan Proses di Tempatnya.
Setelah Anda memadamkan api dan menentukan penyebabnya, Anda harus meninggalkan proses untuk mencegah timbulnya masalah di masa depan, atau, jika ya, menyediakan alat pemadam api bagi karyawan, sehingga mereka dapat memadamkan api sendiri. Tentu saja, itu tidak sesederhana kedengarannya. Mengapa? Pembuatan dan penulisan proses penanganannya membutuhkan waktu, dan, selain uang tunai, waktu mungkin merupakan salah satu sumber daya Anda yang paling langka.
Setiap kali Anda memperbaiki kesalahan, tulislah pernyataan proses singkat, yang mengatakan jika Masalah X terjadi lagi, ikuti petunjuk pada Daftar Periksa X. Kemudian, pastikan setiap karyawan memahami proses baru ini.
Setiap hari, masalah baru akan muncul, tetapi dengan meluangkan waktu untuk menuliskan proses, Anda akan menghemat waktu di masa depan, karena Anda tidak harus terus-menerus memperbaiki masalah yang sama ini. Sebaliknya, Anda akan punya waktu untuk menangani yang baru. Apa yang dihasilkan adalah keadaan perbaikan secara konstan, yang merupakan dasar dari kesuksesan.
3. Mulailah dengan Hal-Hal yang Sulit.
Sekarang Anda mungkin berpikir untuk diri sendiri, Yah, semuanya membutuhkan proses. Di mana harus memulai? Mulailah dengan berfokus pada tindakan dan masalah yang, jika ditangani secara tidak benar, dapat merugikan bisnis Anda.
Itu biasanya berarti masalah kualitas produk atau layanan, interaksi pelanggan, masalah reputasi merek, dan masalah pembelian atau uang tunai. Anda mungkin memiliki 20 kebakaran yang perlu dipadamkan, tetapi Anda dapat terlebih dahulu memprioritaskannya dengan berfokus pada kebakaran yang dapat berdampak terbesar pada bisnis Anda.
4. Buat Daftar Periksa untuk Tugas Penting.
Bahkan pilot maskapai penerbangan dengan pengalaman puluhan tahun, tetap harus melalui daftar periksa keselamatan sebelum lepas landas. Tidak peduli berapa banyak pengalaman bisnis yang Anda miliki, mengembangkan bisnis Anda seharusnya tidak berbeda. Anda tidak hanya harus menuliskan proses bagaimana untuk menangani masalah yang telah terjadi di masa lalu, Anda juga harus memiliki daftar periksa yang penting untuk operasi bisnis Anda, misalnya, cara membuka bisnis; cara menutup bisnis; apa yang harus dilakukan dalam keadaan darurat; apa yang harus dilakukan jika seorang karyawan tidak muncul untuk bekerja.
Untuk beberapa situasi, Anda mungkin memerlukan daftar periksa atau proses cara yang juga menjelaskan apa yang TIDAK boleh dilakukan dalam suatu situasi. Misalnya, apa yang TIDAK boleh dilakukan ketika didekati oleh pelanggan yang tidak senang, atau apa yang TIDAK boleh dilakukan jika daftar Anda tidak mencukupi.
5. Hilangkan Satu Poin Kegagalan.
Pastikan Anda selalu memiliki cadangan. Pekerjaan setiap karyawan harus diajarkan kepada setidaknya satu karyawan lain, sehingga dia dapat segera turun tangan jika seseorang tidak masuk kerja karena sakit, masalah keluarga, atau keadaan yang tidak terduga.
Ketika setiap karyawan dilatih untuk melakukan dua pekerjaan, bisnis tidak memiliki “satu titik kegagalan”. Ini membantu menjaga bisnis berjalan lancar, dan mengurangi stres Anda dan stres karyawan Anda.
6. Perbarui Proses sesuai Kebutuhan.
Menempatkan dalam proses bukanlah pekerjaan satu kali. PERTAMA, tidak mungkin untuk menulis sebuah proses yang mencakup setiap kemungkinan. Agar tetap efektif, proses harus diperbarui dan ditingkatkan saat seseorang menggunakannya.
KEDUA, seiring pertumbuhan bisnis Anda, Anda akan memerlukan proses yang berbeda dan lebih canggih untuk menangani lebih banyak volume dan lebih banyak orang. Itu mungkin memerlukan perangkat lunak untuk menyimpan catatan yang lebih baik dan untuk membuat informasi lebih cepat, sehingga Anda tahu tentang hal yang terjadi, dan dapat dengan cepat dan efisien mengelola kesalahan.
7. “Berkumpullah” untuk Menjaga Proses Utama di Depan Pikiran Karyawan.
Gunakan rapat pagi singkat untuk menetapkan prioritas hari itu. Sebuah “kerumunan” singkat diadakan untuk menyoroti satu prinsip atau proses operasi utama. Setiap prinsip inti rantai dibahas setidaknya sekali setiap bulan. Anda dapat menggunakan “kerumunan” di bisnis Anda untuk menyoroti bagaimana suatu proses berhasil digunakan, sehari sebelumnya, atau pun untuk mengingatkan karyawan akan pentingnya suatu proses.
8. Jadwalkan Waktu “Pemadam Kebakaran”.
Berpikir secara strategis atau secara makro tentang bagaimana mengembangkan bisnis, berbeda dengan berpikir secara taktis dan reaktif terhadap kebutuhan bisnis yang lebih mendesak. Beberapa pengusaha dalam sebuah survey, menekankan perlunya mengalokasikan waktu untuk menjauh dari bisnis, untuk berpikir jernih tentang kebutuhan bisnis jangka panjang mereka. Seorang pengusaha menekankan, “Beri diri Anda satu sore dalam seminggu untuk memikirkan lima hal penting yang terjadi dalam bisnis, dan untuk memastikan Anda fokus pada peluang atau masalah besar.” Salah satu kolega saya menyebut waktu yang ditentukan untuk pemikiran strategis ini sebagai “waktu pemadam kebakaran“, waktu jauh dari memadamkan api untuk memikirkan bisnis dan merencanakan masa depannya.
Penting diingat kembali, bahwa proses adalah penting dalam bisnis yang sedang berkembang karena Anda tidak pernah menginginkan satu pun titik kegagalan.
Pikirkan proses yang Anda buat sebagai fondasi struktural bisnis Anda. Pondasi sebuah bangunan harus kuat untuk menopang bangunan tersebut. Dan proses Anda harus kuat dan efektif untuk mendukung bisnis Anda.
Pengusaha sukses terus-menerus “memadamkan api”, dan itu tidak selalu merupakan hal yang buruk, selama apinya berbeda setiap kali, dan alat pemadam kebakaran setelah proses tersebut ditinggalkan.
Ketika ini terjadi, kemajuan sedang dibuat. Anda menciptakan bisnis yang dikelola secara baik dengan standar tinggi, dan kinerja berkualitas. Itu biasanya berarti pelanggan yang senang dan sukses besar pasti Anda peroleh.
Nah Sahabat. Bagaimana Anda mengatasi “kebakaran” di dalam bisnis Anda? Semoga uraian saya di atas tersebut dapat menginspiraai Anda.
Salam Luar Biasa Prima!
Wuryanano