Loading...
Beberapa pembaca setia website saya ini, menanyakan perihal KPI, akronim dari Key Performance Indicator atau jika diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia, kurang lebih adalah Indikator Kinerja Utama. Banyaknya pertanyaan tentang KPI ini karena istilah tersebut seringkali muncul di dunia maya, berkaitan dengan bidang usaha atau bisnis yang ada. Oleh karena itu, sekarang saya coba memberikan ulasan singkat tentang KPI (karena kalau menjelaskan KPI secara utuh itu akan sangat panjang dan lama banget), agar sahabat yang masih belum paham tentang KPI, sekarang setidaknya tahu, apa KPI tersebut.
Definisi KPI (Key Performance Indicator)
KPI adalah nilai terukur, yang menunjukkan seberapa efektif perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis utama. Organisasi menggunakan KPI di berbagai tingkatan untuk mengevaluasi keberhasilan mereka dalam mencapai target. KPI tingkat tinggi dapat fokus pada kinerja bisnis secara keseluruhan, sementara KPI tingkat rendah dapat fokus pada proses di departemen seperti penjualan, pemasaran, SDM, dan lainnya.
Jadi apa definisi KPI? Apa maksud KPI? Apa artinya KPI? Berikut ini adalah beberapa definisi:
Definisi Kamus Oxford tentang KPI:
Tindakan terukur yang digunakan untuk mengevaluasi keberhasilan suatu organisasi, karyawan, dll, dalam memenuhi tujuan kinerja organisasi.
Definisi Investopedia tentang KPI:
Seperangkat tindakan terukur yang digunakan perusahaan untuk mengukur kinerjanya dari waktu ke waktu.
Definisi Kamus KPI Macmillan:
Cara mengukur efektivitas suatu organisasi dan kemajuannya dalam mencapai tujuannya.
Apa yang membuat KPI efektif?
Sekarang kita tahu KPI adalah Indikator Kinerja Utama, yang hanya bernilai sebagai tindakan terukur. Terlalu sering, organisasi secara membabi buta mengadopsi KPI, dan kemudian bertanya-tanya mengapa KPI tidak mencerminkan bisnis mereka sendiri, dan gagal untuk memengaruhi perubahan positif. Salah satu aspek KPI paling penting tetapi sering diabaikan yaitu KPI adalah bentuk komunikasi. Karena itu, KPI mematuhi aturan dan praktik terbaik, yang sama seperti bentuk komunikasi lainnya. Informasi singkat, jelas, dan relevan jauh lebih mungkin diserap dan ditindaklanjuti.
Dalam hal mengembangkan strategi untuk merumuskan KPI, tim Anda harus mulai dengan dasar-dasar dan memahami apa tujuan organisasi Anda, bagaimana Anda berencana untuk mencapainya, dan siapa yang dapat bertindak berdasarkan informasi ini. Ini harus menjadi proses berulang yang melibatkan umpan balik dari analis, kepala departemen dan manajer. Saat misi pencarian fakta ini terungkap, Anda akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang proses bisnis mana yang perlu diukur dengan dashboard KPI, dan dengan siapa informasi itu harus dibagikan.
Bagaimana cara mendefinisikan KPI
Menentukan indikator kinerja utama dapat menjadi bisnis yang rumit. Kata operasi dalam KPI adalah “kunci” karena setiap KPI harus terkait dengan hasil bisnis tertentu dengan ukuran kinerja. KPI sering bingung dengan metrik bisnis. Meskipun sering digunakan, KPI perlu didefinisikan sesuai dengan tujuan bisnis inti atau yang kritis.
Langkah-langkah penting saat mendefinisikan KPI:
– Apa hasil yang Anda inginkan?
– Mengapa hasil ini penting?
– Bagaimana Anda akan mengukur kemajuan?
– Bagaimana Anda bisa memengaruhi hasilnya?
– Siapa yang bertanggung jawab atas hasil bisnis?
– Bagaimana Anda tahu Anda telah mencapai hasil Anda?
– Seberapa sering Anda akan meninjau kemajuan menuju hasil?
Sebagai contoh, katakanlah tujuan Anda adalah untuk meningkatkan pendapatan penjualan tahun ini. Anda akan menyebutnya sebagai KPI Pertumbuhan Penjualan Anda. Inilah cara Anda mendefinisikan KPI:
– Untuk meningkatkan pendapatan penjualan sebesar 20% tahun ini
– Mencapai target ini akan memungkinkan bisnis menjadi menguntungkan
– Kemajuan akan diukur sebagai peningkatan pendapatan yang diukur dalam dolar yang dihabiskan
– Dengan mempekerjakan staf penjualan tambahan, dengan mempromosikan pelanggan yang sudah ada untuk membeli lebih banyak produk
– Chief Sales Officer bertanggung jawab atas metrik ini
– Pendapatan akan meningkat sebesar 20% tahun ini
– Akan ditinjau setiap bulan
Apa itu KPI SMART?
Salah satu cara untuk mengevaluasi relevansi indikator kinerja adalah dengan menggunakan kriteria SMART. Huruf-huruf biasanya diambil untuk: Specific (Spesifik), Measurable (Terukur), Attainable (Dapat Dicapai), Relevant (Relevan), Time base (Terikat waktu). Dengan kata lain:
– Apakah tujuan Anda spesifik?
– Bisakah Anda Mengukur kemajuan menuju tujuan itu?
– Apakah tujuan dapat dicapai secara realistis?
– Seberapa Relevan tujuan dengan organisasi Anda?
– Apa kerangka waktu untuk mencapai tujuan ini?
Menjadi lebih pintar tentang KPI Anda
Kriteria SMART juga dapat diperluas menjadi SMARTER dengan penambahan Evaluation (Evaluasi) dan Re-evaluation (Evaluasi ulang). Dua langkah tambahan ini sangat penting, karena memastikan Anda terus menilai KPI Anda, dan relevansinya dengan bisnis Anda. Misalnya, jika Anda telah melampaui target pendapatan Anda untuk tahun berjalan, Anda harus menentukan apakah itu karena Anda menetapkan tujuan terlalu rendah atau apakah itu disebabkan oleh beberapa faktor lain.
Cara menulis dan mengembangkan KPI
Saat menulis atau mengembangkan KPI, Anda perlu mempertimbangkan bagaimana KPI itu terkait dengan hasil atau tujuan bisnis tertentu. KPI perlu disesuaikan dengan situasi bisnis Anda dan harus dikembangkan untuk membantu Anda mencapai tujuan Anda.
Langkah-langkah penting saat menulis KPI:
-Tulis tujuan yang jelas untuk KPI Anda
–Menulis tujuan yang jelas untuk KPI Anda adalah salah satu yang paling penting dari mengembangkan KPI.
–KPI perlu terhubung erat dengan tujuan bisnis utama. Bukan hanya tujuan bisnis, atau sesuatu yang mungkin dianggap penting oleh seseorang dalam organisasi Anda. Itu juga harus menjadi bagian integral dari kesuksesan organisasi.
–Kalau tidak ada tujuan jelas, Anda bertujuan untuk target gagal mengatasi hasil bisnis. Itu artinya, paling banter, Anda berupaya mencapai tujuan yang tidak berdampak bagi organisasi Anda. Paling buruk, itu akan mengakibatkan bisnis Anda membuang-buang waktu, uang, dan sumber daya lainnya yang sebaiknya diarahkan ke tempat lain.
Kuncinya adalah ini: KPI harus lebih dari sekadar angka acak. Mereka perlu mengungkapkan sesuatu yang strategis tentang apa yang coba dilakukan oleh organisasi Anda. Anda dapat (atau seharusnya dapat) belajar banyak tentang model bisnis perusahaan hanya dengan melihat KPI mereka.
Tanpa menuliskan tujuan yang jelas, semua ini akan hilang.
Bagikan KPI Anda dengan para pemangku kepentingan
KPI Anda tidak berguna jika tidak dikomunikasikan dengan benar. Bagaimana karyawan Anda dan orang-orang yang ditugaskan untuk menjalankan visi Anda untuk organisasi, yang seharusnya menindaklanjuti tujuan Anda, jika mereka tidak tahu apa itu? Atau mungkin lebih buruk: Tidak membagikan KPI Anda berisiko mengasingkan dan membuat frustrasi karyawan Anda, dan pemangku kepentingan lain, yang tidak dapat melihat arah yang dituju oleh organisasi Anda, meskipun ini adalah sesuatu yang terlalu banyak organisasi gagal lakukan. Lebih dari itu, KPI perlu dikomunikasikan segera.
KPI perlu konteks agar efektif. Ini hanya dapat dicapai jika Anda menjelaskan tidak hanya apa yang Anda ukur, tetapi juga alasan mengapa Anda mengukurnya. Kalau tidak, mereka hanya angka di layar yang tidak memiliki arti bagi Anda atau karyawan Anda.
Jelaskan kepada karyawan Anda mengapa Anda mengukur apa yang Anda ukur. Jawab pertanyaan tentang mengapa Anda memutuskan satu KPI di atas yang lain. Dan yang terpenting dari semuanya adalah Mendengarkan. KPI tidak sempurna. Mereka juga tidak akan jelas bagi semua yang terlibat. Mendengarkan karyawan Anda akan membantu Anda mengidentifikasi, di mana tujuan mendasar organisasi Anda tidak dikomunikasikan dengan baik
Katakan Anda mendapat banyak pertanyaan tentang mengapa laba bukan KPI untuk perusahaan Anda. Ini keyakinan yang wajar untuk dimiliki karyawan Anda. Lagi pula, menghasilkan uang adalah bagian penting dari apa yang dilakukan bisnis apa pun. Tetapi mungkin penghasilan bukanlah segalanya dan mengakhiri semua untuk organisasi Anda pada waktu tertentu. Mungkin Anda ingin melakukan investasi besar dalam penelitian dan pengembangan, atau sedang melakukan akuisisi besar-besaran. Mendapatkan banyak pertanyaan seperti ini adalah tanda bahwa Anda perlu melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam mengkomunikasikan KPI Anda dan tujuan strategis di belakangnya.
Dan siapa tahu: Karyawan Anda mungkin bahkan memberi Anda beberapa ide tentang cara meningkatkan KPI Anda.
Tinjau KPI secara mingguan atau bulanan
Memeriksa KPI Anda secara teratur sangat penting untuk pemeliharaan dan pengembangannya. Jelas melacak kemajuan Anda terhadap KPI itu penting. Tapi yang sama pentingnya adalah melacak kemajuan Anda, sehingga Anda dapat menilai seberapa sukses Anda dalam mengembangkan KPI di bisnis Anda.
Tidak semua KPI berhasil. Beberapa memiliki tujuan yang tidak dapat dicapai. Beberapa gagal melacak tujuan bisnis mendasar yang seharusnya mereka capai. Hanya dengan check-in secara teratur, Anda dapat memutuskan apakah sudah waktunya untuk mengubah KPI Anda.
Pastikan KPI dapat ditindaklanjuti
Membuat KPI Anda dapat ditindaklanjuti dengan proses lima langkah berikut:
– Tinjau tujuan bisnis
– Analisis kinerja Anda saat ini
– Tetapkan target KPI jangka pendek dan jangka panjang
– Tinjau target dengan tim Anda
– Tinjau kemajuan dan sesuaikan kembali
Sebagian besar dari ini sudah kita bahas, tapi ada baiknya fokus pada kebutuhan untuk mengembangkan target untuk jangka pendek dan jangka panjang. Setelah Anda menetapkan tujuan dengan garis waktu yang lebih jauh ke masa depan (katakanlah beberapa kuartal berikutnya, atau tahun fiskal Anda), Anda kemudian dapat bekerja mundur dan mengidentifikasi poin-poin yang harus Anda tekan dalam perjalanan ke sana.
Katakanlah, misalnya, Anda ingin mendaftar 1.500 pelanggan di kuartal pertama tahun ini. Anda ingin menetapkan target bulanan, dua mingguan atau bahkan mingguan untuk sampai ke sana. Dengan begitu Anda akan dapat terus-menerus menilai ulang dan mengubah arah yang diperlukan dalam perjalanan Anda untuk mencapai tujuan jangka panjang.
Anda dapat membagi target secara merata setiap bulan. Dalam hal ini akan menjadi 500 langganan pada bulan April, 500 pada bulan Mei dan 500 pada bulan Juni. Namun Anda mungkin ingin lebih spesifik. Ada lebih banyak hari di bulan Mei dan Maret daripada April dan Juni, jadi mungkin Anda ingin menetapkan target 600 untuk bulan Mei itu. Atau mungkin Anda biasanya mendapatkan lebih banyak lalu lintas situs web di bulan Mei, sehingga Anda memutuskan untuk menetapkan target 800 di bulan itu.
Apa pun itu, pastikan Anda memecah target KPI Anda untuk menetapkan tujuan jangka pendek.
Evaluasi KPI Anda agar sesuai dengan perubahan kebutuhan bisnis
KPI yang tidak pernah diperbarui dapat dengan cepat menjadi usang.
Katakanlah, misalnya, organisasi Anda baru-baru ini memulai lini produk baru atau diperluas ke luar negeri. Jika Anda tidak memperbarui KPI Anda, tim Anda akan terus mengejar target yang salah, dan keliru menangkap perubahan dalam arah taktis atau strategis.
Anda mungkin berpikir, berdasarkan hasil Anda, bahwa Anda terus melakukan di tingkat tinggi. Namun pada kenyataannya, Anda mungkin melacak KPI yang gagal menangkap dampak upaya Anda pada sasaran strategis yang mendasarinya.
Meninjau KPI Anda setiap bulan (atau, idealnya, setiap minggu) akan memberi Anda kesempatan untuk menyempurnakan – atau mengubah arah seluruhnya.
Anda bahkan mungkin menemukan cara baru dan mungkin lebih efisien untuk mencapai tujuan yang sama.
Periksa untuk melihat bahwa KPI dapat dicapai.
Menetapkan target yang dapat dicapai untuk tim Anda adalah penting. Target yang terlalu tinggi berisiko bagi tim Anda untuk menyerah bahkan sebelum mereka mulai. Tetapkan target terlalu rendah dan Anda akan dengan cepat bertanya-tanya apa yang harus dilakukan dengan diri Anda begitu Anda telah mencapai tujuan tahunan Anda dua bulan ke tahun kalender.
Analisis kinerja Anda saat ini sangat penting. Tanpa ini, Anda dibiarkan mencari secara membabi buta angka yang tidak memiliki akar pada kenyataannya. Kinerja Anda saat ini juga merupakan tempat awal yang baik, untuk memutuskan bidang-bidang yang perlu Anda tingkatkan.
Mulai rooting di dalam data yang telah Anda kumpulkan untuk menetapkan garis dasar untuk apa yang telah Anda capai di masa lalu. Alat seperti Google Analytics sangat bagus untuk ini, tetapi demikian juga alat akuntansi yang lebih tradisional yang melacak pendapatan dan margin kotor.
Perbarui tujuan KPI Anda sesuai kebutuhan.
KPI tidak statis. Mereka selalu perlu berevolusi, memperbarui dan mengubah sesuai kebutuhan. Jika Anda menetapkan dan melupakan KPI Anda, Anda berisiko mengejar tujuan yang tidak lagi relevan dengan bisnis Anda.
Biasakan memeriksa secara teratur tidak hanya untuk melihat bagaimana kinerja Anda terhadap KPI Anda, tetapi di mana KPI perlu diubah atau dihapus sepenuhnya.
Bagi seseorang yang belum pernah mengembangkan KPI sebelumnya, semua ini mungkin terdengar melelahkan.
Tapi ini kabar baiknya: Setelah Anda melewati proses ini beberapa kali, akan jauh lebih mudah untuk menggunakannya lagi di masa mendatang.
Menyatukan semuanya
KPI umumnya adalah alat penting untuk mengukur keberhasilan bisnis Anda, dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk membuatnya sukses.
Namun, kegunaan masing-masing KPI memiliki batasnya.
Bagian terpenting dari setiap KPI adalah kegunaannya. Setelah manfaatnya habis, Anda tidak perlu ragu untuk membuangnya dan memulai yang baru yang lebih selaras dengan tujuan bisnis yang mendasarinya.
Semoga ulasan singkat tentang KPI ini dapat mencerahkan Anda, khususnya bagi Anda yang belum memahami apa itu KPI.
Salam Luar Biasa Prima!